Wegwijzer Circulair Inkopen

Inleiding

Circulair Inkopen wint snel aan interesse bij zowel publieke als private inkooporganisaties. Zo hebben inmiddels ruim 40 organisaties hun ambities om circulair in te kopen vastgelegd in de Green Deal Circulair Inkopen. Maar hoe brengt u circulair inkopen in de praktijk?

Waarbij helpt de wegwijzer?

De Wegwijzer Circulair Inkopen helpt u op weg om circulariteit te integreren in het inkoop- en aanbestedingsproces. Onder circulairiteit verstaan wij het hoogwaardig hergebruik van grondstoffen, materialen en componenten. Met de handvatten in deze wegwijzer kunt u zowel op strategisch niveau beslissingen nemen als op uitvoerend niveau concrete stappen zetten.

De wegwijzer is dan ook bedoeld voor iedereen die betrokken is bij het inkoopproces. Om van circulair inkopen een succes te maken is het belangrijk dat niet alleen inkoop maar de andere afdelingen betrokken zijn en er breed draagvlak is voor de circulaire inkooptrajecten.

Waarbij helpt de wegwijzer niet?

De wegwijzer is een verzameling van de beschikbare kennis, tips en voorbeelden op het gebied van circulair inkopen. Toch is er geen 'one size fits all'uniforme oplossing voorhanden. Circulair inkopen is een opkomend vakgebied en nog niet alles is uitgekristaliseerd. Daarbij zijn er verschillende circulaire oplossingen en contractvormen voor verschillende productgroepen. 

Meer weten over circulair inkopen of het gebruik van de wegwijzer? U kunt met uw vragen terecht bij de projectgroep Green Deal Circulair Inkopen.

Deze Wegwijzer is samengesteld door MVO Nederland en PIANOo. Met dank aan veel partijen voor het leveren van input: Alliander, Bureau Toonbank, Circle Economy, Convent Capital, Copper8, Corvers, CRH, De Lage Landen, Deloitte, EcoChain, Gemeente Almere, Humanagement, Interface, Kirkman Company, Metabolic, Ministerie van Binnenlandse Zaken, Ministerie van Infrastructuur en Milieu, MWH Global, NEVI, Optimal Planet, OVG, Provincie Utrecht, Polre Advisory, Rabobank, Rendemint, Rijkswaterstaat, RVO.nl, Triodos Bank, TurnToo en Van Gansewinkel.

Wat?

Circulair inkopen in het kort

Vanuit de Green Deal Circulair Inkopen is circulair inkopen gedefinieerd als: "de inzet van het inkoopinstrument om productie en (her)gebruik van circulaire producten en dienste te stimuleren en daarmee het aanjagen van de circulaire economie".

De inkoopafdeling speelt een namelijk belangrijke rol bij het in de praktijk brengen en stimuleren van de circulaire economie. Als inkoper borgt u dat de producten en diensten die u afneemt hoogwaardig herbruikbaar zijn door hierover afspraken te maken met uw leverancier.

Begrippen

Circulaire economie

De circulaire economie is een economisch systeem dat draait om efficiënt en effectief omgaan met grondstoffen. Herbruikbaarheid van producten en materialen staat daarin centraal, in tegenstelling tot het huidige lineaire systeem, waarin producten aan het einde van hun levensduur als afval worden beschouwd en worden vernietigd.

Binnen een circulaire economie worden grondstoffen, materialen en producten op een zo hoogwaardig mogelijke manier heringezet. Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen een biologische en technologische kringloop. Hieronder een veel gebruikte afbeelding van de Ellen MacArthur Foundation die de gesloten biologische en gesloten technologsche kringloop weergeeft. 

Zie ook de website van de Ellen MacArthur Foundation, met meer informatie over onder andere biologische en technische kringlopen.

Ook de Kenniskaart circulaire economie geeft u veel nuttige informatie.

Cascades

Cascaderen is ervoor zorgen dat producten of onderdelen worden ingezet in een nieuwe cyclus die zo dicht mogelijk bij de huidige cyclus ligt. Dat leidt tot zo min mogelijk waardeverlies. Dat proces verloopt volgens een cascade, eigenlijk een getrapte opeenvolging van cycli. Hoe dichterbij de trede is vanaf het startpunt, hoe minder waardeverlies er optreedt. Cascades zijn zowel in de biosfeer als in de technosfeer mogelijk.

Onderstaande afbeelding van de Ellen McArthur Foundation geeft weer op welke manieren producten in een gesloten kringloop kunnen blijven met een zo hoog mogelijke waarde.

  • De waarde van de binnenste cirkel draait om de keuze voor hoogwaardig hergebruik; het in de kringloop houden van een product op een zo hoogwaardig mogelijke manier.
  • De waarde van de langste cirkel draait om de toegevoegde waarde van levensduurverlenging door onderhoud en reparatie.
  • De waarde van (crosssectorale) casacades draait om het inzetten van restromen uit de ene cirkel naar het meest hoogwaardig alternatief. Dat kan binnen maar zeker ook buiten de eigen sector, waar het afval van de één de grondstof van de ander is.
  • De waarde van pure cirkels draait om het tegengaan van het gebruik van toxische materialen.

Hoogwaardig hergebruik

De focus bij circulair inkopen ligt op waardebehoud van producten en materialen. Dat vraagt om een benadering waarbij grondstoffen en afvalstromen zo hoogwaardig mogelijk woorden (her)ingezet, om de levensduur te maximaliseren. Afhankelijk van de oorsprong van een product, technisch of biologisch, kan dat in verschillende fases, ook wel cascades genoemd.

Technische kringloop

De levensduur van producten in de technische kringloop kan worden verlengd door, in afnemende volgorde van hoogwaardigheid volgens cascadering:

  • Upgrade: waarde toevoegen aan het product door nieuwe of betere functionaliteiten
  • Onderhoud: hergebruik in dezelfde vorm door een andere gebruiker, met minimale reparatie en cosmetische reiniging
  • Reparatie of herstel: niet of slecht functionerende componenten worden vervangen, het product houdt dezelfde vorm en functie
  • Herproductie: nog werkende componenten worden in nieuwe producten gebruikt
  • Herbestemming: het product wordt in zijn geheel voor een andere toepassing gebruikt
  • Recycling: grondstoffen worden teruggewonnen en hergebruikt. Hierbij is soms sprake van kwaliteitsverlies, wat downcycling wordt genoemd

Biologische kringloop

Grondstoffen en producten van biologische oorsprong kunnen optimaal worden gebruikt door, in afnemende volgorde van hoogwaardigheid volgens cascadering:

  • Hergebruik van natuurlijke producten
  • Biochemische bestanddelen uit de natuurlijke producten benutten voor chemische producten of brandstof
  • De overgebleven stoffen omzetten in compost. Of door vertering zonder zuurstof omzetten in een deel biogas en een deel compost
  • De compost kan landbouwgronden verrijken, het biogas kan dienst doen als brandstof

Niveaus van circulariteit (10 R's)

Voor een concrete invulling van hoogwaardig hergebruik ontwikkelde Prof. dr. Jacqueline Cramer de 10 R's om onderscheid te maken tussen de verschillende niveaus van circulariteit:

  • Refuse: weigeren/voorkomen gebruik
  • Reduce: gebruik minder grondstoffen
  • Redesign: herontwerp met oog op circulariteit
  • Re-use: product hergebruik (2e hands)
  • Repair: onderhoud en reparatie
  • Refurbish: product opknappen
  • Remanufacture: nieuw product van 2e hands
  • Re-purpose: hergebruik product maar anders
  • Recycle: verwerking en hergebruik materialen
  • Recover: energie terugwinning
     

Grondstoffen, materialen, componenten

  • Grondstof: een verwerkte stof die niet meer aan te wijzen is in onderdelen van het eindproduct
  • Materiaal: een verwerkte stof die nog aan te wijzen is in onderdelen van het eindproduct
  • Component: een afzonderlijk element bestemd om een of meer specifieke functies te vervullen

Kritische grondstoffen

De Europese Commissie heeft een lijst opgesteld met 14 grondstoffen die essentieel zijn voor de economie, maar waarvan de leveringszekerheid zeer laag is. Dit worden ook wel kritische grondstoffen genoemd en gaat om de volgende grondstoffen: zeldzame aardmetalen, platinum, germanium, magnesium, gallium, antimonium, beryllium, indium, kobalt, tantalum, fluorite, grafiet, wolfraam, niobium.

Ketensamenwerking

Bij circulair inkopen slaan producent, leverancier, inkoper, gebruiker en verwerker de handen ineen om gezamenlijk stappen te zetten richting een circulaire economie. Bij circulair inkopen ligt de nadruk dus op het samenwerken in de keten om op die manier de kringloop te sluiten. Met andere woorden: regie organiseren op het sluiten van de keten. Dat vraagt niet alleen om een andere houding van de leverancier, maar ook een andere invulling van het inkoopvak.

In de REBus pilot van het circulair inkopen van kantoormeubilair hebben Alliander en Gispen veel lessen geleerd op het gebied van samenwerking tussen de inkopende organisatie en leverancier gedurende het gehele inkoopproces en de levensduur van de meubels. 

Na een eerste intensieve dialoog met leveranciers is een eerste beeld ontstaan van de te behalen circulariteit. Na de selectiefase is de dialoog voortgezet en is gekomen tot een koop-terugkoop overeenkomst waarbij reeds is vastgesteld welke premie Alliander terug zal ontvangen wanneer het meubilair retour gaat naar leverancier Gispen.

Lees hier meer informatie over hun geleerde lessen op ketensamenwerking

TCO en TCU

TCO staat voor Total Cost of Ownership en TCU staat voor Total Cost of Usage. Beide rekenmethodes zijn bedoeld om niet alleen de aanschafkosten maar ook de gebruikskosten in kaart te brengen gedurende de levensfase van een product. Vaak wordt bij de inkoop gelet op de inkoopprijs en daarmee de kosten voor het gebruik over het hoofd gezien.

Zo kan een voordelige aanbieding in het gebruik toch een stuk duurder uitvallen, omdat het meer onderhoud nodig heeft of vaker voor gebreken zorgt. TCO wordt toegepast als u een product koopt en dus de eigenaar wordt van een product. TCU wordt gebruikt als u een dienst afneemt en het eigendom van geleverde middelen bij de levernacier blijft.

Waarom?

Circulair inkopen stimuleert aan de inkoopkant om producten na de gebruiksfase opnieuw hoogwaardig in te zetten. Dit kan te maken hebben met ontwerp, gebruik en de waarde van een restproduct.

Huidige inkoop vindt echter vaak plaats op basis van inkoop-gebruik-afval. Voor deze verandering van business-as-usual heeft u goede argumenten nodig om voldoende draagvlak te krijgen. Met onderstaande argumenten krijgt u uw (interne) organisatie mee.

Financieel

De essentie van een circulaire economie is waardebehoud, zowel de ecologische waarde (geen verspilling van grondstoffen) maar ook de financiële waarde (terugdringen verlies). Zo kan een producent die voorheen moest betalen om zijn afval naar de overslag te brengen ineens een positieve business case maken als hij deze reststroom kan verkopen als grondstof voor een andere producent. Efficiënter omgaan met grondstoffen en producten betekent in veel gevallen ook efficiënter omgaan met financiële middelen. 

Vaak wordt er bij de inkoop primair gekeken naar de initiële aanschaf prijs. Echter zal het bij circulair inkopen vaak nuttig zijn om gebruik te maken van een prijsberekening op basis van Total Cost of Use (TCU) of een Total Cost of Ownership (TCO). Men rekent dan met de performance en de impact van het product of dienst gedurende de levensduur.  

Financiële voordelen van circulair inkopen:

  • Kostenverlaging op de korte termijn door minder noodzaak tot investeringen voorafgaand aan gebruik
  • Kostenverlaging op de lange termijn. Vanwege de langere levensduur van producten hoeft u minder vaak 'nieuw' in te kopen
  • Bij een prestatiecontract: geen onverwachte onderhoudskosten, door vaste gebruikskosten en de verantwoordelijkheid voor onderhoud bij de leverancier – de leverancier heeft een prikkel om een product te ontwerpen dat langdurig goed functioneert
  • Bij een prestatiecontract: ontzorging op het gebied van onderhoud, waarbij de leverancier verantwoordelijk is voor het goed functioneren van een product.
  • Bij een koop/terugkoop contract: reststroom wordt restwaarde, bijvoorbeeld een statiegeld regeling bij herinname van een product of dienst. 

Strategisch

Circulair inkopen kan uw organisatie strategisch een sterkere positie geven, die onder meer te maken heeft met de positionering van uw organisatie binnen de productieketen en naar uw klanten.

Strategische voordelen van circulair inkopen:

  • Toekomstbestendiger organisatie door meer constante kosten
  • Vaak hogere leveringszekerheid door een meer transparante keten
  • Concrete invulling van duurzame ambities in de eigen bedrijfsvoering met aanwijsbare impact
  • Belangrijke impuls voor stimuleren circulaire economie in breder perspectief

Maatschappelijk

Circulair inkopen heeft ook een aantal maatschappelijke voordelen, die vooral te maken hebben met de verantwoordelijkheid van leveranciers zoals geformuleerd in de uitvraag vanuit de klant.

  • Hogere hogere kwaliteit van producten en terugname van producten door leverancier leidt tot een reductie van afvalmateriaal, onbenutte reststromen en hoeveelheid benodigde grondstoffen.
  • Minimaliseren van het gebruik van giftige en gevaarlijke stoffen, omdat deze hergebruik van producten (of hun onderdelen) belemmeren.
  • Verminderen van wereldwijde materiaalvraag, en daardoor bijdrage aan reductie van geopolitieke spanningen en milieu-impact.

Hoe?

Circulair inkopen begint bij het stellen van een andere vraag. Traditioneel wordt er in een inkoop- of aanbestedingsproces primair uitgevraagd op prijs, waarbij een opdrachtgever een uitgebreid programma van eisen opstelt.

Bij circulair inkopen draait het echter niet alleen om financiële waarde voor een organisatie (inkoopkosten), maar ook om waardebehoud en hoogwaardig hergebruik van producten, componenten en materialen, en om het samen ontwerpen van een optimale product/dienst-combinatie voor de opdrachtgever.

Stel een andere (uit)vraag:

  • Hoe zorg ik er voor dat wat ik inkoop na de gebruiksfase de hoogst mogelijke waarde heeft? "Welke mogelijkheden biedt de leverancier voor terugname van en (hoogwaardig) hergebruik van mijn ingekochte tapijttegels?"
  • Hoe lang moet het product idealiter functioneren? "Vragen we om een bureaustoel die alleen zijn economische levensduur werkt? Of vragen we om ontwerp voor een maximale levensduur?"
  • Is er behoefte aan eigenaarschap over een product? Of is er behoefte aan een functionaliteit? "Hebben we een aantal lampen nodig? Of willen we dat er ‘licht’ is?"
  • Willen we betalen voor het gebruik van een product? Of willen we betalen voor het ter beschikking hebben van een product? "Betalen we voor het gebruik van een (bedrijfs)auto (in kilometers), of voor het feit dat we deze (bedrijfs)auto tot onze beschikking hebben?"
  • Wat is het gewenste einddoel? "Willen we een sportschool of speeltuin in een wijk, of willen we een plaats waar mensen kunnen bewegen en plezier kunnen hebben?"

Bij de volgende stappen in deze wegwijzer kunt u verder invulling geven aan de ' hoe-vraag' van circulair inkopen: circulair inkopen in de verschillende inkoopfasen, mogelijke contractvormen en criteria en veel genoemde kansen en uitdagingen.

Inkoopfasen

Circulair inkopen begint bij het stellen van een andere vraag. Een vraag die leveranciers prikkelt om een aanbieding te doen met de hoogste mate van circulariteit. Dit vraagt om een andere aanpak van de (uit)vraag in het gehele inkoopproces. Hieronder vindt u concrete handvatten en praktische tips voor circulair inkopen per inkoopfase.

Voorbereidingsfase

Draagvlak interne organisatie

U houdt zich mogelijk al wat langer bezig met circulair inkopen, maar voor veel van uw collega's is het nog een onontgonnen terrein. Het is daarom belangrijk dat u uw organisatie meeneemt zodat er draagvlak is voor uw plannen en de ambitie voor circulair inkopen tot realisatie komt.

Breng verschillende interne stakeholders bijeen om het draagvlak voor circulair inkopen te vergroten. Betrek daarbij meerdere lagen binnen de organisatie. Bestuurlijk draagvlak is essentieel om de doelstellingen op circulair inkopen in te bedden in het inkoopbeleid, zodat de inkoopafdeling over de benodigde kennis en instrumenten beschikt om dit uit te voeren. De inkoopafdeling heeft vervolgens de juiste kennis en handvaten nodig om circulair inkopen in de praktijk te brengen en projectmanagers van specifieke productgroepen te adviseren.

Marktverkenning

Anders bij een regulier inkooptraject weet u niet zo goed wat de leveranciers te bieden hebben. Of hoe u precies de uitvraag aanpakt om circulariteit mee te nemen in uw inkoopproces. Daarom is het heel belangrijk om een goede marktverkenning te doen. Zo krijgt u zicht op de circulaire producten en diensten die er op de markt te koop zijn. Publieke inkooporganisaties kunnen ook van deze pre-competitieve fase gebruik maken om in dialoog te gaan met leveranciers. Om uw wensen goed op de mogelijkheden van de markt af te stemmen en de markt niet te over- of ondervragen.

Voor een circulaire marktverkenning kunt u marktconsultaties en marktdialogen organiseren. Lees welke vragen u kunt stellen bij zo'n marktconsultatie.

  • Start met een klein projectteam dat los staat van het reguliere inkoopproces om aan de rest van de organisatie te laten zien dat circulair inkopen haalbaar is. In zo'n projectgroep zou naast een inkoper ook een gebruiker, een facilitair manager, een duurzaamheidsverantwoordelijke en een manager kunnen zitten voor een diverse input en voldoende slagkracht in de organisatie. Belangrijk is dat zij over een open houding, sterke communicatieve vaardigheden en steving procesmanagement beschikken.
  • Ga binnen uw eigen organisatie in gesprek over hoe circulair inkopen uw interne samenwerking beïnvloed. Dit kan helpen om taken goed te verdelen en kan leiden tot onverwachte nieuwe ideeën.

Specificatiefase

Bij het opstellen van de uitvraag is het belangrijk om goed na te denken over zowel de selectie- als de gunningscriteria. Het is mogelijk om een aantal partijen op circulariteit te selecteren via de selectiecriteria in deze wegwijzer. Deze partijen kunnen dan vervolgens een voorstel uitbrengen.

Gunningscriteria

Het opstellen van de gunningscriteria is niet eenvoudig. Voor publieke aanbestedingen is het belangrijk om bij de gunning goed naar de gestelde criteria te kijken. Bij voorkeur moet een reactie kwalitatief gescoord kunnen worden op basis van een aantal specifieke criteria. Uitleg over verschillende wijzen van gunnen op basis van kwaliteit is te vinden in het dossier EMVI van PIANOo. De case met de beste praktijkervaringen is de circulaire kantoorinrichting van ProRail. Lees hier de evaluatie van deze circulair inkoop pilot.

Bij het opstellen van gunningscriteria is het belangrijk om na te denken over de verschillende niveaus waarover de leverancier inzicht verschaft over het aanbieden en borgen van circulariteit.

Productontwerp

Bij het productontwerp gaat het over de samenstelling van de geleverde producten. Is de herkomst bekend, bijvoorbeeld via een Grondstoffenpaspoort? Wordt er gebruik gemaakt van hergebruikte materialen, halffabricaten of producten? Is het product geschikt en ontworpen voor hergebruik waarbij de waarde van materialen en onderdelen zo veel mogelijk behouden blijft?

Productieproces

Bij het productieproces gaat het over de omstandigheden hoe het product tot stand is gekomen. Zijn de ketenpartners van de leverancier ook betrokken bij zijn circulaire product? Is er gebruik gemaakt van hernieuwbare energie tijdens het productieproces?

Gebruiksfase

Bij de gebruiksfase gaat het over de technische en economische levensduur van het product. Heeft de leverancier zicht op het onderhoudsprogramma voor een optimale levensduurverlenging? Zijn regelmatige updates en controles inbegrepen? Is dit onderhoudsprogramma geborgd?

Fase na gebruik

Bij de fase na gebruik gaat het over het borgen van het proces aan het eind van de levensduur van het product. Welke mogelijkheden biedt de leverancier om het product retour te nemen? Neemt hij de verantwoordelijkheid voor het retourproces? Wat is de verwachte restwaarde van het product aan het einde van de levensduur? Op welke manier is deze restwaarde verwerkt in de prijs?

  • Stel vooraf met marktpartijen vast wat verstaan wordt onder circulariteit, bijvoorbeeld door het opstellen van principes. Bijvoorbeeld: circulaire principes bij een ICT-aanbesteding.
  • Stel ook duidelijke definities op van begippen als ‘hoogwaardig hergebruik’, ‘kritische materialen’ en ‘recycling’ bij het stellen van eisen.
  • Kijk bij prijs naar de Total Cost of Ownership (TCO) of Total Cost of Use (TCU) in plaats van prijs bij aanschaf.
  • Controleer vooraf de wegingsmethodiek achter de gunningscriteria met enkele proefberekeningen om te zorgen dat de aanbieding met de hoogste mate van circulariteit hier ook voldoende op beoordeeld wordt
  • Vraag een reactie uit in een format dat te beoordelen is voor de betreffende inkoper. Voorbeeld: vraag bij een uitvraag over CO2-uitstoot niet om een specificatie van uitstoot door de keten, maar om een CO2-voetafdruk op basis van emissies tot en met scope 3. In dat geval volgt een getal dat te vergelijken is, terwijl specificaties door de keten heen moeilijk vergelijkbaar zijn.
  • Omschrijf de criteria waaraan antwoorden op vragen over kwalitatieve zaken als ‘samenwerking’ en ‘levensduurverlenging’  moeten voldoen.
  • Overleg vooraf met marktpartijen de prijs/kwaliteitverhouding binnen een EMVI-gunning.

Contractfase

In een contractbepaling staan de voorwaarden waaronder de opdrachtnemer de opdracht gaat uitvoeren, inclusief het beheer, bestellen en nazorg. De contractbepalingen kunnen betrekking hebben op zaken als prijsstelling, aansprakelijkheid en risicoverdeling, maar ook op duurzaamheid.

Het contract kan benut worden om prikkels in te bouwen voor een circulaire uitvoering. Bijvoorbeeld een beloning of korting (bonus/malus) die gekoppeld is aan verhoging van de levensduurverlenging tijdens de uitvoering of dienstverlening. Dergelijke voorwaarden zijn vooral zinvol als de contractperiode voldoende lang is.

Anders dan bij de hiervoor genoemde criteria, mogen contractbepalingen geen normstelling bevatten. Het mogen geen verkapte geschiktheidseisen, selectiecriteria, minimumeisen of gunningscriteria zijn en elke inschrijver moet in staat zijn ze toe te passen.

Contractbepalingen moeten al in de aanbestedingsdocumenten worden vermeld, zodat inschrijvers hiervan kunnen kennisnemen en hiermee rekening kunnen houden in hun offerte. Contractbepalingen moeten altijd verband houden met de uitvoering van de opdracht.

  • Bespreek vooraf hoe een partij omgaat met het waarborgen van de kwaliteit: reparatie, of vervanging? In geval van vervanging: wat gebeurt er met de ‘afval’materialen?
  • Maak afspraken over de onderhoudskosten. Is dit een standaard ‘service’-bedrag, of is er onderhoud wanneer dit noodzakelijk is voor het functioneren van een product? Is er een maximum onderhoudsbedrag?
  • Maak afspraken in hoeverre wijziging mogelijk is, bijvoorbeeld kleurstelling of producteigenschappen op detailniveau. Op welke momenten in het gebruiksproces is dit mogelijk? Wat zijn de kosten hiervan?
  • Grijp voor de beoordeling van prestaties tijdens de contractfase terug op de beoordelingssystematiek voor gunning. Deze kan vaak dienen als methode om verbetering te monitoren, de aanbieding is daarbij uiteraard de nulsituatie.

(Her)gebruiksfase

Nadat het inkooptraject is afgerond en een product, dienst of werk is ingekocht, bestaan er vaak mogelijkheden  voor een circulair gebruik. Wat in deze fase gebeurt, kan medebepalend zijn voor de uiteindelijke winst van circulair inkopen. De levensduur van een product kan worden verlengd of het product kan opnieuw worden hergebruikt.

In de criteriadocumenten vindt u aandachtspunten voor activiteiten in de gebruikfase. Deze aandachtspunten zijn niet bedoeld om over te nemen in uw inkoop- of aanbestedingsdocument. Ze zijn om die reden ook niet juridisch getoetst. Het zijn suggesties met betrekking tot de bedrijfsvoering, beleid of keuzes van de inkopende organisatie die invloed kunnen hebben op (de circulariteit van) de inkoop.

  • Ga op tijd in gesprek met de leverancier over de manier waarop het product hergebruikt kan worden. Hiermee toont u betrokkenheid bij uw producten en investeert u in een goede relatie met de leverancier.
  • Blijf op zoek naar mogelijkheden voor hoogwaardig hergebruik binnen uw eigen organisatie. Ontwikkelingen gaan snel, dus tijdens de gebruiksfase dienen zich mogelijk nieuwe kansen aan voor hergebruik.

Evaluatiefase

Zowel om zelf te leren, als om leveranciers te laten leren, is een goede evaluatie van zowel de voorbereidingsfase als de contractfasen van groot belang.  De case met de meest uitvoerige evaluatie is de circulaire kantoorinrichting van ProRail.

  • Evalueer na het uitzetten van de uitvraag met alle inschrijvers en geïnteresseerden die niet ingeschreven hebben. Evalueer hierbij zowel de criteria als de methodiek: was het voor inkopers mogelijk aan de criteria te voldoen? Waarom wel/niet? Hoe kunnen criteria op het gebied van circulariteit kwalitatief gescoord worden?
  • Publiceer deze evaluatie openbaar en deel deze actief met alle inschrijvers, geïnteresseerden en andere pilots op het gebied van circulair inkopen. Anderen kunnen jullie ervaring ook weer gebruiken.

Contractvormen

Uw potentiële leverancier zal u op verschillende manieren een aanbod kunnen doen. Hier worden drie gebruikelijke circulaire contractvormen toegelicht.

Route 1: product service systemen

In dit geval is en blijft de leverancier/producent eigenaar van het product. De gebruiker betaalt voor het gebruik van een product, maar is er geen eigenaar van (pay per use contract). Of de gebruiker betaalt voor de oplossing van zijn behoefte en de leverancier/producent bezit en beheert de materiële middelen om tot het gewenste resultaat te komen (prestatiecontract). In beide gevallen dient de leverancier het product aan het einde van de levensduur zo hoogwaardig mogelijk te hergebruiken.

Lees meer over de voordelen, nadelen en aandachtspunten van product service systemen.

Dit wordt ook wel prestatiegerichte inkoop genoemd. Uitgangspunt is de veronderstelling dat u als gebruiker vooral geïnteresseerd bent in de dienst die een product mogelijk maakt. En dat u daarvoor niet per se de eigenaar hoeft te zijn. Een typisch voorbeeld is het concept 'Pay per lux', waarbij Rau Architecten een bepaald aantal lichturen per jaar afneemt van Philips.

Philips blijft eigenaar van de lampen en is verantwoordelijk voor onderhoud en de afgesproken prestaties en Rau is zelfs niet meer verantwoordelijk voor de energiekosten die daaruit voortvloeien. Aan het einde van de levensduur kan Philips haar lampen eenvoudig terugnemen en (componenten) hergebruiken of recyclen. Meer informatie over dit praktijkvoorbeeld vindt u bij stap 8 in deze wegwijzer.

Route 2: koop/terugkoop

In een koop-terugkoop overeenkomst is vastgelegd dat de leverancier/producent zorg draagt voor optimaal waardebehoud en hoogwaardig hergebruik van het product na gebruik en legt hierover verantwoording af. Uiteraard heeft de gebruiker de plicht dit product goed te behandelen.

Terugkoopgarantie integreren met levensduurgarantie

ABN AMRO heeft met haar liftleveranciers een dergelijk terugkoop ingestoken als 'levensduurgarantie'. Op onderdelen van de installatie spreken zij garanties af over de levensduur. Indien een onderdeel eerder vervangen moet worden, wordt de vervanging (arbeid en materiaal) naar rato afgerekend. Stel: een onderdeel zou 10 jaar mee moeten gaan, maar gaat na 5 jaar defect betaalt de inkooporganisatie 50% arbeid en 50% materiaal.

Met deze afspraak verwacht ABN dat de leverancier hierop gaat sturen en zijn onderdelen gaat verbeteren (innoveren) om vroegtijdige vervanging te voorkomen. Uiteindelijk is het streven om bij aanschaf van een installatie een Terugkoop- in combinatie met een Levensduurgarantie af te spreken. Zodoende geef je de leverancier ook de mogelijkheid met verbeterde onderdelen de gehele installatie te innoveren en de waarde te verbeteren.

Lees meer over de voordelen, nadelen en aandachtspunten van koop-terugkoop.

Route 3: koop-doorverkoop

Een ander alternatief is koop-doorverkoop. Deze route is interessant voor productgroepen die individueel onvoldoende waarde vertegenwoordigen. Deze producten zijn daarom voor de leverancier niet interessant om terug te halen en opnieuw in te zetten. Maar een afvalverwerker kan wel input geven over welke stromen zich goed voor verwerking lenen. Bij het inkopen wordt vastgelegd hoe en door wie de inzameling na het gebruik van het artikel/product zal geschieden om de materialen opnieuw te kunnen hergebruiken. Afval van de één is grondstof voor een ander.

Lees meer over de voordelen, nadelen en aandachtspunten van koop-doorverkoop.

Mogelijke criteria

Criteria op product- en organisatieniveau zijn van belang bij circulair inkopen. Hieronder worden voorstellen gegeven voor criteria rondom circulariteit op organisatieniveau. Deze criteria zijn opgesteld in aanvulling op criteria uit de MVO Prestatieladder of in de CO2 prestatieladder.

Op dit moment werkt het C2C ExpoLAB in samenwerking met de gemeente Venlo, C2C Product Innovation Institute en enkele andere partners aan het uitwerken van inkoopcriteria op productniveau. Wanneer hier meer informatie over bekend is, zal dat ook in deze Wegwijzer terug te vinden zijn. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het C2C ExpoLAB.

Hulp bij selecteren

Het doel van de lijst met criteria is om een hulpmiddel te bieden aan inkopers om organisaties te kunnen selecteren op basis van hun aandacht voor circulariteit. Omdat deze criteria gebaseerd zijn op ja/nee, en niet onderbouwd zijn met een scoringsmethodiek, zijn deze criteria niet geschikt als gunningscriteria. 

Het opstellen van selectiecriteria is voor publieke organisaties lastiger dan voor private organisaties, omdat de criteria bij publieke organisaties een relatie moeten houden met het voorwerp van de opdracht. Voorbeeld: bij het inkopen van bureaustoelen mag niet geselecteerd worden op de algemene bedrijfsstrategie. Onderstaande lijst met criteria kan door publieke organisaties dus niet 1-op-1 worden overgenomen als aanbestedingseisen. Voor private organisaties is dit wel mogelijk.

Aan de slag met deze selectiecriteria? U kunt ze ook downloaden in een aparte lijst.

Drie ambitieniveaus

Er kan worden geselecteerd op drie ambitieniveaus. Niveau 1 staat voor de intentie van een organisatie, niveau 2 voor een gericht plan en niveau 3 voor realisatie. Per omschrijving van de criteria zijn de verschillende ambitieniveaus opgenomen.

1. Strategie

1.1 Doelstelling circulariteit

Een eigen doelstelling van circulariteit helpt een organisatie om intern stappen te zetten richting een meer circulaire manier van werken, en kan anderen inspireren hierbij te helpen. Een definitie van circulariteit gaat niet over andere MVO-criteria, water, CO2 of afval, maar over het volledig hoogwaardig hergebruiken van alle materialen uit product(component)en. De doelstelling moet zijn opgenomen in het strategisch beleid van de organisatie. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 1: De organisatie stelt een bepaald percentage hoogwaardig hergebruik tot doel
  • Niveau 2: De organisatie stelt volledig hoogwaardig hergebruik tot doel
  • Niveau 3: De organisatie verbindt een jaartal aan deze doelstelling – uiterlijk 2030.

1.2 Afvalreductiedoelstellingen

Afval reduceren binnen een eigen productieproces is een eerste stap onderweg naar meer circulariteit, en is voor veel bedrijven concreter. Het stellen van afvalreductiedoelstellingen is een stap die materiaalgebruik voorkomt, en daarmee de noodzaak tot hoogwaardig hergebruik reduceert. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 1: De organisatie heeft doelstellingen voor de reductie van afvalmateriaal in zijn productieproces. Deze doelstellingen zijn opgenomen in openbaar gepubliceerd beleid.
  • Niveau 2: De organisatie overlegt een strategie waarin duidelijk wordt hoe hij werkt aan de reductie van afvalmateriaal in zijn productieproces.
  • Niveau 3: Deze strategie werkt toe naar volledig afvalloos produceren in uiterlijk 2030.

1.3 Doelstellingen hoogwaardig hergebruik 

Hoogwaardig hergebruik kan verschillen per type product. Het is aan u als inkoper om de voor de aanbesteding relevante keuze te maken van hoogwaardig hergebruik. Deze keuze gaat over [materialen], [onderdelen] of [producten]. Drie voorbeelden: bij een infrastructurele aanbesteding kan het gaan om materialen, bij een gebouw kan het gaan om onderdelen en bij kantoorinterieur kan het gaan om producten. De doelstellingen worden als volgt beoordeeld:

  • Niveau 1: De organisatie heeft doelstellingen voor hoogwaardig hergebruik opgenomen in zijn eigen strategisch beleid. Dit beleid is openbaar beschikbaar voor alle belanghebbenden.
  • Niveau 2: De organisatie overlegt een strategie op inzameling, retourlogistiek, en relevante processen of partners om product(component)en opnieuw hoogwaardig in te zetten, of materialen opnieuw te gebruiken.
  • Niveau 3: De organisatie toont aan waar en hoe de product(component)en of materialen opnieuw worden ingezet, bijvoorbeeld door een samenwerkingscontract.

1.4 Doelstelling optimalisatie levensduur

Het hebben van doelstellingen voor de verlenging van de levensduur van producten stimuleert organisaties om producten te ontwerpen voor een lange levensduur, en intensiever in te zetten op reparatie van hoogwaardige producten. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 1: De organisatie heeft doelstellingen voor de optimalisatie van levensduur van zijn producten opgenomen in zijn eigen strategisch beleid. Dit beleid is openbaar beschikbaar voor alle belanghebbenden.
  • Niveau 2: De organisatie overlegt een strategie op het optimaliseren van levensduur voor (ontwerp), tijdens (service) en na de gebruiksfase (verwerking).
  • Niveau 3: De organisatie toont aan dat het de levensduur van zijn producten optimaliseert voor (ontwerp), tijdens (service) en na de gebruiksfase (verwerking).

1.5 Key Performance Indicators 

Het hebben van KPI’s op het meten van circulariteit zegt veel over hoe serieus een bedrijf met het thema circulariteit aan de slag is. De periode X is in te vullen door de aanbestedende organisatie, op basis van een voor die aanbesteding relevante periode. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 2: De organisatie heeft KPI’s voor het meten van circulariteit, inclusief een meetmethodiek.
  • Niveau 3: De organisatie toont aan dat zijn processen op basis van deze KPI’s substantieel verbeterd is in de afgelopen periode X.

2. (Keten)samenwerking

2.1 Ketenoverzicht  

Het hebben van overzicht van partijen in de productieketen is een essentiële stap om samenwerking mogelijk te maken. Daarnaast leidt samenwerking altijd tot verdere optimalisatie, omdat partijen inzicht krijgen in elkaars kansen en uitdagingen. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 1: De organisatie overlegt een lijst met partijen in de relevante productieketen.
  • Niveau 2: De organisatie overlegt voorbeelden van samenwerking binnen de keten of een samenwerkingsovereenkomst.
  • Niveau 3: De organisatie toont aan dat zij een leidende rol neemt door het geven van voorbeelden van ontwikkelde of te ontwikkelen initiatieven.

2.2 Herkomst en samenstelling materialen  

Wanneer een organisatie weet uit welke materialen zijn product(component)en zijn samengesteld, tot op het niveau van X ppm, wordt ook duidelijk of hier potentieel schadelijke stoffen in zitten. Deze beoordeling per productniveau wordt niet gevraagd; wel of een bedrijf voor zijn producten een grondstoffenpaspoort opgesteld heeft. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 1: De organisatie heeft een grondstofpaspoort voor 20% (massa) van zijn producten
  • Niveau 2: De organisatie heeft een grondstofpaspoort voor 50% (massa) van zijn producten
  • Niveau 3: De organisatie heeft een grondstofpaspoort voor 80% (massa) van zijn producten

2.3 Samenwerken rondom ontwerp  

Het hebben van contact met ontwerpers en andere partijen in de keten kan leiden tot een product dat hoogwaardig kan worden hergebruikt. Deze ketensamenwerking kan tot optimalisatie leiden voor meerdere partijen. Dit wordt als volgt beoordeeld. Wanneer de organisatie zowel ontwerper als producent is, vervalt deze eis.

  • Niveau 2: De organisatie wijst aantoonbare dialoogmomenten aan waarop zij met de ontwerpers samen naar de mate van circulariteit van producten en potentiële verbeteringen heeft gekeken.
  • Niveau 3: De organisatie wijst aantoonbate dialoogmomenten aan waarop zij met meerdere partijen uit de keten (ontwerpers, toeleveranciers en verwerkers) naar de mate van circulariteit van producten en potentiële verbeteringen heeft gekeken.

2.4 Terugname producten  

Het terug kunnen nemen van producten is een eerste stap in het hergebruiken van materialen, al is het geen garantie dat leveranciers teruggenomen producten niet zelf als afval beschouwen. Het is wel een eerste stap in de bewustwording dat afval grondstof kan zijn. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 2: De organisatie heeft in zijn aanbod een mogelijkheid tot terugname van producten, ofwel door de organisatie zelf, ofwel aantoonbaar door een partner van de organisatie middels een overeenkomst.
  • Niveau 3: De leverancier garandeert dat product(component)en of materialen op een hoogwaardige manier worden hergebruikt, ofwel door de organisatie zelf, ofwel aantoonbaar door een partner van de organisatie middels een overeenkomst.

2.5 Verwachting naar klant  

Het hebben van verwachtingen naar de klant rondom het gebruik van producten geeft aan dat een organisatie een beeld heeft over hoe de levensduur van producten optimaal te verlengen is. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 2: De organisatie stelt eisen aan hoe de inkopende partij zijn producten gebruikt.
  • Niveau 3: Deze eisen worden afgesproken in contractvorm.

2.6 Activiteiten Circulaire Economie  

Het proactief deelnemen in activiteiten rondom circulaire economie geeft aan dat een organisatie verder kijkt dan zijn eigen productieketen, maar ook zoekt naar nieuwe mogelijkheden tot samenwerking en kennisdeling daarbuiten. Hiermee draagt de organisatie bij aan een bredere ontwikkeling van circulaire economie. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 2: De organisatie geeft voorbeelden van actieve deelname aan initiatieven buiten de eigen productieketen.
  • Niveau 3: De organisatie voorbeelden van initiatieven die zij zelf proactief hebben opgezet om met partijen van buiten de eigen productieketen aan de slag te gaan en kennis te delen.

3. Risicomanagement

3.1 Risico’s materiaalbeschikbaarheid  

Een organisatie die weet welke materialen mogelijk schaars worden en welke materialen nog lange tijd beschikbaar blijven, kan inspelen op deze risico’s (zowel leveringszekerheid als economische implicaties) en kan op termijn beargumenteerde keuzes maken voor andere materialen. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 2: De organisatie overlegt een lijst met risico-inschattingen wat betreft beschikbaarheid van materialen uit haar keten overhandigen.
  • Niveau 3: De organisatie toont aan welke maatregelen het bedrijf neemt om aan risicoverlaging te werken.

3.2 Schadelijke componenten  

De leverende organisatie is (deels) verantwoordelijk voor eventuele negatieve gevolgen van schadelijke componenten. Schadelijke componenten, ook al zijn deze in kleine hoeveelheden aanwezig, kunnen voor, tijdens en na de gebruiksperiode van een product negatieve impact hebben op gezondheid en milieu. Ook kan de aanwezigheid van deze schadelijke componenten hoogwaardig hergebruik in de weg zitten. Dit wordt als volgt beoordeeld:

  • Niveau 2: De organisatie overlegt onderzoeksresultaten naar schadelijke componenten in zijn producten.
  • Niveau 3: De organisatie toont aan welke schadelijke componenten er in zijn producten zitten, en hoe de organisatie werkt aan reductie van deze componenten, bijvoorbeeld door het vervangen van gebruikte materialen.

Kansen en uitdagingen

Innoveren biedt veel kansen, maar kent ook haar uitdagingen. Veranderingen gaan nou eenmaal niet vanzelf. Zo ook bij circulair inkopen. Wat zijn kansrijke trajecten om met circulair inkopen te beginnen? En met welke uitdagingen moet u rekening houden bij de implementatie van circulaire inkooptrajceten? Hieronder vindt u zowel de meest voorkomende uitdagingen als de mooiste kansen om te beginnen. 

Kansen

Zoals vermeld in het hoofdstuk "Waarom" biedt circulair inkopen veel kansen op zowel financieel als maatschappelijk vlak. Maar circulair inkopen biedt ook kansen voor uw eigen ontwikkeling in het vakgebied. Innovatieve inkoopmethodieken en –strategieën als Best Value Procurement en Concurrentiegerichte Dialoog worden frequent toegepast bij circulaire inkooptrajecten. Het betrekken van zowel de interne organisatie als de ketenpartners is een daarnaast belangrijke voorwaarde voor succes. Een interessante aanvulling van het inkoopvak. Zo zijn er meerdere invalshoeken die de inkoper kansen biedt voor groei.

Als men eenmaal besef krijgt van wat circulair inkopen kan betekenen, ontstaat er veelal een mengeling van enthousiasme en verwarring. Enthousiasme omdat er ineens heel veel kansen blijken te zijn. Tegelijkertijd levert dat grote palet aan kansen ook direct verwarring op; ‘waar te beginnen?’

Wacht niet op de kans, maar verzilver een kans

Op basis van de inzichten die wij de afgelopen jaren hebben opgedaan, is er maar een advies mogelijk: ga niet te lang op zoek naar de beste kans, maar verzilver een kans. Het is hierbij verstandig een productcategorie uit te zoeken die niet direct het kernproces van de organisatie raakt. Start je te dicht bij de kernprocessen, dan is de kans op weerstand en koudwatervrees groter dan bij non-product related productcategorieën. 

Productcategorieën voor een vliegende start

Ook is het aan te raden te starten met een product type waarbij de complexiteit en levensduur te overzien is. Is de complexiteit van het product groot (bijvoorbeeld een mobiele telefoon) of de levensduur heel lang (bijvoorbeeld een sluisdeur) dan is het niet de meest voor de hand liggende keuze om een eerste leerervaring mee op te doen.

Producten met een lage of middelmatige complexiteit en levensduur zoals bijvoorbeeld kantoorinterieur, (werk)kleding, verlichting en relatief eenvoudige installaties bieden meer ruimte voor experimenteren met bijvoorbeeld lease constructies, retourlogistiek en koop-terugkoop afspraken.

Uitdagingen

Onvoldoende kennis over circulair inkopen

Circulair inkopen is nog relatief nieuw terrein. Daarom heeft niet elke medewerker die betrokken is bij het inkooptraject voldoende kennis over circulair inkopen en de impact daarvan binnen zijn of haar functie. Deze wegwijzer kan helpen bij een eerste kennismaking met circulair inkopen.

Aanbiedingen vergelijken

Eén van de moeilijkste onderdelen aan circulair inkopen in het vergelijken van aanbiedingen. Een mogelijke oplossing is het vooraf bepalen van een SMART beoordelingskader bij elk circulair criterium dat wordt opgesteld. Voor aanbestedende diensten is het hierbij van belang dat de criteria proportioneel (‘relatie met het voorwerp van de opdracht’), transparant, objectief en niet discriminerend zijn.

Onvoldoende intern draagvlak

Er is intern onvoldoende draagvlak voor circulair inkopen, bijvoorbeeld omdat een inkoper een nieuw product hebben wil, of een product als eigendom op zijn balans wil hebben staan. Een mogelijke oplossing ligt in een meer concrete uitleg waarom  er anders gewerkt gaat worden. Dit zorgt voor meer begrip en leidt vaak tot meer draagvlak bij de stakeholders (ook bij de klant).

Gescheiden budgetten

Er zijn gescheiden budgetten voor aanschaf, beheer, onderhoud en afdanking. Een mogelijke oplossing ligt in het bieden een (realtime) totaalrapportage van de verschillende budgetten gekoppeld aan het gezamenlijke (hoofd)doel van het proces of de organisatie.

Misbruik

De gebruiker gaat minder zorgvuldig met een product om als dit niet het eigendom van zijn eigen organisatie is. Hierdoor is meer onderhoud nodig. Een mogelijke oplossing is om producten regelmatig te controleren en gebruiksafspraken met leveranciers te maken.

Strategische conflicten

Doelstellingen voor circulair inkopen kunnen strijdig zijn met andere doelstellingen, bijvoorbeeld niet-duurzame biomassa. Een mogelijke oplossing is een integrale aanpak vanuit strategisch oogpunt met een helder (hoofd)doel, waarin zowel financiële als maatschappelijke aspecten naar boven komen.

Onvoldoende controlemogelijkheden

Toezeggingen van leveranciers kunnen niet of onvoldoende gecontroleerd worden. Een mogelijke oplossing is het binnen een concretiseren van toezeggingen, en vervolgens zelf toezien op de naleving.

Praktijkvoorbeelden

Er zijn diverse voorbeelden van inkoop- en aanbestedingsprocessen waar sterke aandacht was voor circulariteit. Het soort uitvraag verschilde, net als de nadruk in criteria op organisatie of product. Ook hebben deze voorbeelden een andere financiële constructie, zoals lease, koop/terugkoop of koop. Deze voorbeelden zijn een mooie inspiratie en leermeester voor de aanpak van nieuwe circulaire inkoop- en aanbestedingstrajecten.

Fairmeter

Metabolic heeft met gebruik van de Resource Identification Tool een voorstel tot een framework met een set van methoden en principes voor het beoordelen van een product ontwikkeld, maar nog geen werkend instrument. De ontwikkeling van dit framework is tot stand gekomen in opdracht van het Ministerie van I&M, Stedin en Liander, om ondersteuning te bieden bij het inkoop-proces rond een nieuwe generatie slimme energie meters (de SMR5), met het doel deze meters zo fair en circulair mogelijk te maken.

Tijdens de voorbereidingen voor dit inkoop-proces is gebleken dat het niet eenvoudig is om informatie te verkrijgen over de criteria die in het RIT-framework zijn opgenomen, en dat het op dit moment nog niet altijd realistisch is om van leveranciers en inkopers te eisen echt alle criteria in acht te nemen. Dit komt met name omdat de data die hiervoor nodig is (zoals een volledige Bill Of Materials) nog niet door leveranciers in de keten wordt verzameld.

Om het RIT-framework nog beter te kunnen gebruiken zou idealiter een pilot worden gestart in een sector of keten (bijvoorbeeld consumer electronics) waarbij deze data wel wordt verzameld en de voor data collectie en analyse benodigde hardware en software daadwerkelijk wordt ontwikkeld. Het RIT-framework kan echter ook zonder deze verdere vervolgstappen worden gebruikt voor het realiseren van fair en circulair inkopen.

Pay per lux (Schiphol)

Turntoo heeft voor Schiphol het concept ‘Pay per Lux’ ontwikkeld, waarbij Philips geen lampen levert aan de luchthaven, maar licht. Hierbij zorgt Philips voor de verlichting en de armaturen, en betaalt Philips tevens de energierekening.

Voor de leverancier ontstaat in dit geval een prikkel om een product te leveren met een langere levensduur en een lagere stroomrekening, dat bovendien eenvoudig te repareren is wanneer het defect is. Vanwege het gewijzigde ontwerp en het wegvallen van de energie- en onderhoudsrekening zijn de netto kosten voor Schiphol lager dan bij een reguliere aanbesteding van lampen. Het stellen van een ‘andere vraag’ heeft er in dit bekende voorbeeld toe geleid dat Philips een ander soort lampen is gaan ontwikkelen, met meer aandacht voor een lange levensduur en hoogwaardig hergebruik.

Stadskantoor (Gemeente Venlo)

De Gemeente Venlo opent in mei 2016 haar nieuwe, Cradle-to-Cradle Stadskantoor – geheel in lijn met de C2C-ambities die de gemeente Venlo heeft. Bij de aanbesteding van zowel het Stadskantoor zelf (gebouw) als het interieur is innovatief omgegaan met de aanbesteding om een zo circulair mogelijke uitvraag te doen. Gunningscriteria voor de aanbesteding van de inrichting van beide gebouwen bestonden uit kwaliteit (Plan van Aanpak), Cradle-to-cradle, Total Cost of Ownership en esthetische wensen.

In de offerteaanvraag, ten behoeve van een Europese niet-openbare aanbesteding, werden C2C-oplossingen maximaal gewaardeerd. Producten die nog niet beschikten over een C2C-certificaat, werden beoordeeld aan de hand van vier factoren. Specifieke eisen aan deze factoren en de berekening van de partijen die deel mogen nemen, zijn in het aanbestedingsdocument gedefinieerd.

Deze factoren zijn:

  • de chemische samenstelling;
  • de mate dat materialen van elkaar te scheiden zijn;
  • de mogelijkheid tot hergebruik;
  • de mate waarin grondstoffen hernieuwbaar zijn.

In tal van categorieën waren C2C-oplossingen denkbaar. Dit varieert van zitcomfort (stoelen) tot gezonde lucht (o.a. groen in het gebouw); van vloerbedekking tot toiletpapier en van plinten tot pantry’s. Veel van deze inrichtingselementen behouden een financiële restwaarde, waarbij er voor de levering afspraken zijn gemaakt met producenten over de terugname van hun producten. De gegarandeerde financiële restwaarde na tien jaar gebruik is 18%: ongeveer €300.000,-.

Dit project heeft een aantal concrete successen opgeleverd:

  • Een maximaal aantal toegepaste materialen met een C2C-certificaat;
  • Een gegarandeerde restwaarde van 18% aan het eind van de gebruiksduur van 10 jaar;
  • Een realisatie van de hoogst haalbare kwaliteit binnen het beschikbare budget;
  • Producenten hebben aantoonbaar invulling gegeven aan het onderwerp circulariteit;
  • Producenten zijn uitgedaagd met innovatieve oplossingen te komen.

Meer informatie is op te vragen via info@c2cexpolab.eu.

ICT (Provincie Utrecht)

De Provincie Utrecht is bezig om de inrichting van 800-1000 ICT-werkplekken circulair aan te besteden. Onderdeel van dit project is ook om inzichtelijk te krijgen hoe de huidige werkplekken verantwoord kunnen worden afgestoten. Deze pilot loopt nog.

In 2015 zijn er drie marktontmoetingen georganiseerd voor inkopende partijen. Tijdens deze bijeenkomsten zijn circulaire principes uitgewerkt en samengevat in een Circulair Manifesto. Op dit moment lopen de voorbereidingen voor de aanbesteding. Er zijn consultaties met de markt en we zijn de criteria-documenten aan het opstellen.

Lees hier meer informatie over deze pilot van REBus.

Kantoormeubilair (Alliander)

Alliander heeft voor haar nieuwe, circulair ontworpen kantoor in Duiven een uitvraag gedaan om circulair kantoormeubulair. Na een eerste intensieve dialoog met leveranciers is een eerste beeld ontstaan van de te behalen mate van circulariteit.

Na de selectiefase is de dialoog voortgezet en is een koop-terugkoopovereenkomst opgesteld. Hierbij is vastgesteld welke premie Alliander ontvangt wanneer het meubilair retour gaat naar leverancier Gispen. Daarnaast zijn veel lessen geleerd op het gebied van samenwerking tussen de inkopende organisatie en leverancier gedurende het gehele inkoopproces en de levensduur van de meubels.

In de overeenkomst is opgenomen dat beide partijen een verplichting hebben om bij te dragen aan een olievlekwerking: Alliander zal inkopende partijen motiveren om circulairder in te gaan kopen en Gispen zal leveranciers gaan motiveren. De tijdens het inkooptraject ontwikkelde meetlat voor circulariteit bespreekt Gispen inmiddels met haar eigen leveranciers. 

Werkkleding (Rijkswaterstaat)

Rijkswaterstaat heeft voor een periode van twee jaar een werkkledingpakket voor 56 stewards circulair aanbesteed. Deze stewards zijn seizoenswerkkrachten, die in het zomerseizoen op sluizen staan om de recreatievaart te begeleiden.

In de gekozen constructie least Rijkswaterstaat de kleding per seizoen. De medewerkers leveren de kleding aan het einde van het seizoen in. Leverancier Dutch aWEARness spint van de tot vezels versnipperde kleding weer nieuwe garens, waaruit zij nieuwe kleding maken. De leverancier blijft in deze constructie eigenaar van de kleding en de materialen die daar in zitten.

Lees meer informatie over deze REBus textiel pilot.

Handige informatie

Als u aan de slag wilt met circulair inkopen is het goed om een duidelijk beeld te vormen van wat er al is aan kennis en ervaring. Om begripsverwarring te voorkomen kan het ook helpen om een helder kader te scheppen van wat u onder circulair inkopen verstaat. Hieronder vindt u verschillende documenten om deze kaderstelling te definiëren en zelf aan de slag te gaan. 

Kader voor circulair inkopen

Vanuit de Green Deal Circulair Inkopen is een kader voor het begrip circulair inkopen opgesteld. Dit kader biedt een vertrekpunt voor het uniform handelen in circulair inkopen en draagt bij aan het spreken van een gezamenlijke taal. Ook worden een aantal voorwaarden geschetst waarbinnen partijen stappen kunnen zetten om circulair inkopen in de praktijk te brengen.
 

Stappenplan cradle to cradle inkopen

Het Stappenplan Cradle to Cradle inkopen helpt om een inkoopproces uit te voeren op basis van Cradle to Cradle criteria. In tien tastbare stappen wordt uw organisatie meegenomen in het proces dat nodig is om dit inkoopproces succesvol te doorlopen.

Het belangrijkste verschil met circulair inkopen is dat bij Cradle to Cradle inkopen vooral wordt gekeken naar producteigenschappen, en bij circulair inkopen het hele aanbestedingsproces en mogelijk ook het eigenaarschap van producten verandert.

Innovatiekoffer

De Innovatiekoffer is een online omgeving die overheden helpt bij het inkopen van ‘innovatie’. De website geeft instrumenten, cases en handvatten bij het opzetten van inkooptrajecten rondom innovatie.

Innovatief inkopen komt vaak terug in beleidsdoelstellingen. De achterliggende principes en ideeën van innovatief inkopen, het stimuleren van nieuwe bedrijvigheid bij de markt, zijn vaak ook van toepassing op circulaire producten en diensten. Heeft uw organisatie doelstellingen op het gebied van innovatief inkopen? Dan is gebruik van de Innovatiekoffer zeker de moeite waard.

Gunnen op basis van EMVI

De website van PIANOo geeft een toelichting op EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving) en biedt tevens een stappenplan om aan de slag te gaan. Bij EMVI beoordeelt de opdrachtgever de inschrijvingen niet alleen op prijs, maar ook op aangeboden kwaliteit.

De markt wordt uitgedaagd om met meer waarde te komen dan minimaal geëist wordt. Dit in tegenstelling tot het gunnen op laagste prijs, waarbij inschrijvers vrijwel altijd de gevraagde minimumkwaliteit leveren.

Het belangrijkste verschil tussen EMVI en Circulair Inkopen is dat bij EMVI het traditionele inkoopproces in stand blijft, maar kwaliteits- en duurzaamheidsaspecten worden vertaald tot een economisch bedrag.

Tips voor marktconsultatie

PIANOo heeft enkele documenten opgesteld waarin organisaties bij de hand genomen worden bij het uitvoeren van een marktconsultatie. Binnen circulair inkopen is het – nog veel sterker dan in een ‘normaal’ inkoopproces – van belang om voorafgaand aan het opstellen van de uitvraag met de markt in gesprek te gaan, om te zien wat de mogelijkheden zijn.

De Handreiking Marktconsultatie beschrijft hoe een marktconsultatie slim te organiseren is. Het document Ken de Markt geeft tips over hoe uw organisatie een markt slim kan leren kennen. Bij dit document hoort een Checklist, die u kan gebruiken om te controleren of u voldoende kennis heeft om het aanbestedingsproces te starten.

Aanbesteden product service systemen

Het UNEP (United Nations Environmental Program) heeft een analyse opgesteld over het aanbesteden van product-service systemen. Het rapport gaat in op de achtergrond van product-service systemen en de relatie met duurzaam en circulair inkopen.

Het rapport constateert ook dat ketensamenwerking essentieel is, en dat het aanbesteden van een product-service systeem geen garantie is voor een circulair resultaat.

Handvat functioneel specificeren

Specificeren is een belangrijke eerste fase in het inkoop- en aanbestedingsproces. Met het maken van een specificatie (wat wil ik kopen?) staan we aan het begin van een zorgvuldig en compleet inkoopproces. De functionele specificatie beschrijft de functies die het product of de dienst moet vervullen voor de gebruiker, ofwel: wat moet het product doen?

Een functionele specificatie laat een grote vrijheid aan de leveranciers, maar ook aan de inkopende organisatie. Maar dat vraagt ook om een andere werkwijze. Met het Handvat functioneel specificeren neemt u kennis van de zes stappen naar duurzaam functioneel specificeren.

Ondersteuning

Er zijn diverse ondersteunende partijen met instrumenten die kunnen helpen om inzicht te krijgen in de mate van circulariteit. Zowel voorafgaand aan inkoop- en aanbestedingsprocessen als tijdens lopende processen.

Er zijn vijf instrumenten in deze wegwijzer opgenomen. Dit is echter geen uitputtende lijst en zou op termijn aangevuld kunnen worden met andere instrumenten. Bij deze instrumenten is geen waardeoordeel toegekend. Het is aan de inkooporganisatie zelf om te beoordelen of deze, en zo ja welke, instrumenten passend zijn bij haar specifieke inkoopvraagstuk.

Circularity Assessment Tool – Circle Economy

De Circularity Assessment Toolkit (CAT) is gemaakt om investeerders inzicht te geven in de langetermijnrisico’s van inkopen en aanbesteden. Daarnaast stimuleert het organisaties in het creëren van een positieve impact op de economie, maatschappij en milieu.

Organisaties krijgen met dit instrument een indruk op welke vlakken zij kunnen verbeteren om hun organisatie meer circulair kunnen maken. Hierbij focust de CAT op de route naar de wenselijke eindsituatie in plaats van verbeteren ten opzichte van de status quo. Aan bod komen aspecten als samenwerking, leiderschap, businessmodellen, ontwerp, materiaal- en energiegebruik, en de levensduur van producten. De CAT kan worden gebruikt om organisaties te beoordelen op hun mate van circulariteit.

Voornaamste focus: Organisatieniveau
Doelgroep: bedrijfsleven (strategisch niveau & inkopers)
Aantal indicatoren: 56

Kenmerken:

  • focus op organisatieniveau
  • beloont ook samenwerking en leiderschap
  • niet gevalideerd
  • geen specificaties op productniveau

Circular IQ

Circulaire inkoopprocessen vragen om heldere criteria om objectief te kunnen vergelijken
 
Circular IQ is een IT-platform dat het verzamelen en analyseren van circulariteitsinformatie in de keten faciliteert. Hierbij wordt informatie verzameld over alle materialen die in het product aanwezig zijn. Dit vergroot de mogelijkheden om materialen in de toekomst optimaal te kunnen blijven gebruiken. Gebruikers worden door gebruik van het platform gestimuleerd om hun ketens transparanter te maken.
 
Circular IQ 1.0 faciliteert het eenvoudig vergelijken van producten op de beoordelingscriteria van de aanbesteding. Circular IQ bevat vragen en invulvelden die te maken hebben met kernaspecten van de circulaire economie, zoals: water, energie, C02, materiaalgebruik en chemische samenstelling, sociale aspecten en meer. Alle criteria zijn afkomstig van toonaangevende standaarden zoals C2C Certified, GRI, World Resource Institute, ILO, SHDB, de US EPA en anderen.
 
Inkopers bepalen zelf welke criteria relevant zijn om uit te vragen en hoe ze willen scoren en wegen. Om de betrouwbaarheid van informatie te vergroten kan de inschrijver Lloyds Register inschakelen om de informatie te voorzien van een ‘Limited Assurance’ statement.

  • Inzicht in circulariteit van producten op materiaal niveau
  • Gebaseerd op betrouwbare standaarden
  • Flexibel digitaal platform
  • Keten en product transparantie

Ecochain

EcoChain is een instrument dat op grote schaal Life Cycle Assessments (LCA) uitvoert. Waar normale LCA’s veel aannames kennen en tijd in beslag nemen, richt EcoChain zich op het reduceren van aannames door doorlopend actuele data te vragen aan leveranciers. Met deze LCA’s, die ook doorlopend gemaakt worden en daarmee actueel zijn, worden zowel grondstofgebruik als emissies (tot en met scope 3) inzichtelijk.

EcoChain beschikt over een geavanceerde online omgeving, waar iedere gebruiker eenvoudig data in kan voeren en analyses kan maken op basis van een breed scala aan indicatoren. Het stelt gebruikers in staat om specifieke producten of onderdelen van het productieproces inzichtelijk te maken. EcoChain stemt overeen met standaarden als ISO, (N)EN, GRI en GHG.

Voornaamste focus: grondstofverbruik, energieverbruik, milieu-impact, LCA, financiële calculaties, actuele data
Doelgroep: maakindustrie, van MKB tot multinationals (strategisch niveau & inkopers)

Kenmerken:

  • praktisch en beeldend
  • simpel in gebruik
  • sluit aan bij ‘Lean Manufacturing’ principes
  • slaat brug tussen kosten (€) en voetafdruk (LCA)
  • beslaat de gehele logistieke keten/waardeketen
  • financiële calculaties (waaronder Life Cycle Costing)
  • minder focus op sociale factoren
  • vereist transparantie van partijen in keten

Optimal SCANS van Optimal Planet

Optimal SCANS helpt bepalen hoe circulair en duurzaam organisaties, producten en diensten zijn. Een set criteria definieert wat 100% 'duurzaam' en 100% 'circulair' is. Met Optimal SCANS kan de gebruiker producten, diensten en leveranciers ranken en selecteren, bestaande leveranciers en hun assortiment auditen en monitoren en de eigen inkoopafdeling benchmarken m.b.t circulariteit.

De scans voor organisaties hebben vijf niveaus:

  1. Is er aandacht voor duurzaamheid en circulaire economie?
  2. Aan welke thema's wordt gewerkt, met welke acties?
  3. Wat zijn de feitelijke meetbare resultaten van die acties per thema?
  4. Hoe SMART, breed en diep is de lange-termijn strategie om duurzaam/circulair te worden?
  5. Wordt er samengewerkt aan een duurzame/circulaire organisatie, sector, keten en maatschappij? 

Voornaamste focus: duurzaam en circulair inkopen
Doelgroep: middelgrote en grote organisaties (inkopers)
Aantal indicatoren: afhankelijk van toepassing, maximaal 50 voor producten en maximaal 150 voor organisaties

Kenmerken:

  • duurzaamheid en circulariteit in de volle breedte en diepte
  • wetenschappelijk onderbouwd
  • gebaseerd op controleerbare feiten
  • voor iedere inkoopcategorie toepasbaar
  • geschikt als benchmarksysteem

Pre-Returnable Procurement (PRP®) – Rendemint

PRP® is een methode die stuurt op draagvlak, mindset, transitiebereidheid en concrete actie rondom het realiseren van een circulaire economie. De methode vraagt om verifieerbare feiten over herkomst en samenstelling van producten, die passen binnen de visie dat een circulaire economie het op een sociaal ‘eerlijke’ manier winnen, hergebruiken en behouden van grondstoffen waarborgt.

De PRP® methode biedt set EMVI-criteria, een dynamische beoordelingsmethodiek, audits voor circulair inkopen en een verifieerbaar meetsysteem voor het gerealiseerde circulaire resultaat. Het verzamelt data vanaf het winnen van grondstoffen tot en met het daadwerkelijke hergebruik van grondstoffen na de gebruiksfase. De methode beloont ook initiatieven die aanzetten tot meer circulair, maar dit niveau nog niet bereikt hebben.

Voornaamste focus: verandering van mindset
Doelgroep:  lokale overheden en MKB (strategisch niveau)
Aantal indicatoren: situatiespecifiek

Kenmerken

  • gebaseerd op controleerbare feiten
  • stimuleert juridische onderbouwing van samenwerking
  • arbeidsintensief in dataverzameling en in controle

Resource Identification Tool – Metabolic

De Resource Identification Tool (RIT) richt zich op het vergroten van de transparantie in productieketens. Deze ketens zijn doorgaans zo complex dat producenten niet de informatie hebben die nodig is om aan het einde van de levenscyclus producten op de meest hoogwaardige manier te hergebruiken. 

De RIT richt zich op het ‘tracken en tracen’ van materialen en producten door de levenscyclus, en geeft informatie over het maken van ‘circulaire beslissingen’, bijvoorbeeld over hoe een product of de daarin aanwezige materialen optimaal gedemonteerd en hergebruikt kunnen worden. 

De tool kijkt intensief naar zowel kwalitatieve als kwantitatieve criteria die komen kijken bij productieprocessen zoals: eerlijke lonen, veiligheid en arbeidsomstandigheden, gezondheid, materiaalefficiëntie, watermanagement en uitstoot van schadelijke stoffen.

Voornaamste focus: toename transparantie, impact in de keten
Doelgroep: ketenpartners in grondstoffen- en productieprocessen
Aantal indicatoren: 47

Kenmerken:

  • zowel kwantitatieve als kwalitatieve criteria
  • breed onderbouwd
  • theoretisch raamwerk, nog niet als instrument inzetbaar

Green Deal Circulair Inkopen

Ook aan de slag met circulair inkopen in uw organisatie? Sluit u aan bij de Green Deal Circulair Inkopen, een groep ambitieuze private en publieke inkooporganisaties die door middel van inkooppilots en kennisdeling hard werkt aan de professionalisering van circulair inkopen. Deze Green Deal wordt ondersteund door een ervaren projectgroep. Neem contact op met één van hen over uw vragen over circulair inkopen of deelname aan de Green Deal.