Transparantie

Duurzaamheidsverslag

Wat is het verhaal over MVO in uw bedrijf? Wat is er terecht gekomen van uw plannen om energie te besparen of het ziekteverzuim terug te dringen? Zit u op de goede weg, of waren er tegenvallers? Wees er transparant over. Bijvoorbeeld in de vorm van een duurzaamheidsverslag. Zo’n verslag wordt ook wel maatschappelijk jaarverslag of MVO-verslag genoemd. Voor optimaal bereik combineert u het duurzaamheidsverslag met andere communicatiemiddelen.

Wat staat er in een duurzaamheidsverslag?

In een apart duurzaamheidsverslag of maatschappelijk jaarverslag kunt u uw hele verhaal over duurzaamheid kwijt, inclusief uw doelstellingen voor volgend jaar. De hoofdlijnen van het duurzaamheidsverslag vat u samen in een paragraaf die u opneemt in het financieel jaarverslag. Op deze manier maakt u inzichtelijk wat het verband is tussen financiële en niet-financiële resultaten. Goede duurzaamheidsverslagen zijn bijvoorbeeld die van de NS, KPN, Philips, AkzoNobel of Achmea. Zie voor meer goede voorbeelden transparantiebenchmark.nl

Stappenplan duurzaamheidsverslag

  1. Bepaal op welke manier u verantwoording wilt afleggen over uw duurzaamheidsinspanningen en prestaties. Onderstaand stappenplan is gericht op een duurzaamheidsverslag, maar voor andere vormen kunt u in grote lijnen hetzelfde proces volgen.
  2. Bepaal uw verslagperiode. Meestal is dit gelijk aan een boekjaar of een kalenderjaar.
  3. Bepaal over welke delen van de organisatie u een duurzaamheidsverslag maakt. U kunt uitgaan van dezelfde regels als bij het maken van een financieel verslag: alle organisatieonderdelen waarin u een meerderheidsbelang heeft worden behandeld in het verslag.
  4. Bepaal welke duurzaamheidsaspecten u opneemt in uw duurzaamheidsverslag. Besteed meer aandacht aan belangrijke zaken, minder aan bijzaken. Kernactiviteiten van een bedrijf zijn altijd belangrijk. Het Global Reporting Initiative (GRI) heeft hierover een uitgebreide handleiding, evenals over alle andere aspecten van het maken van een duurzaamheidsverslag.
  5. Overleg met stakeholders over de onderwerpen waarover u rapporteert. Vraag welke informatie en prestaties ze van uw bedrijf verwachten.
  6. Schrijf het rapport. Geef in ieder geval antwoord op de volgende vragen:
    • Over welke periode gaat het duurzaamheidsverslag? Hoe verhoudt dit verslag zich tot het financieel jaarverslag?

    • Van wie komt het duurzaamheidsverslag?

    • Welke bedrijfsonderdelen zijn wel/niet opgenomen?

    • Wat zijn de kerngegevens van de organisatie (omzet, personeelsaantallen, vestigingen, belangrijkste producten en diensten)?

    • Welke MVO-onderwerpen zijn belangrijk en welke niet? Waarom?

    • Welke activiteiten heeft u uitgevoerd bij deze onderwerpen? Wat waren de doelstellingen? Hoe komt het dat de doelstellingen wel/niet gehaald zijn? Geef aansprekende voorbeelden.

    • Wat zijn de doelstellingen voor volgend jaar? Welke activiteiten gaat u uitvoeren? Hoe gaat u de voortgang monitoren?

    • Hoe is het duurzaamheidsverslag tot stand gekomen?

    • Waar kunnen lezers van het duurzaamheidsverslag terecht voor reacties?

  7. Eventueel kunt u uw jaarverslag laten toetsen door een accountant. Die zal alle informatie controleren en daarover een verslag uitbrengen. Dit verslag kunt u opnemen in uw jaarverslag. U kunt ook stakeholders (medewerkers, klanten, zakenpartners) vragen hun reactie op het verslag op papier te zetten, en vervolgens hun reacties in het verslag opnemen

Meer mogelijkheden dan duurzaamheidsverslag

  • Zet de belangrijkste feiten en cijfers over uw MVO-profiel op uw website. Kies een aantal duurzaamheidsonderwerpen en zet de belangrijkste gegevens op uw website. Als er nieuwe gegevens beschikbaar worden, kunt u de informatie gemakkelijk aanpassen. Ikea doet dit ook.
  • Maak een speciale brochure, krant of factsheet over duurzaamheid in uw bedrijf. Verspreid de informatie in combinatie met andere commerciële uitingen, zoals de publicatie van een klantentijdschrift, een open dag, offertes of salesgesprekken.
  • Neem informatie over uw MVO-strategie op in uw reguliere jaarverslag. Zeker voor grotere bedrijven is dit de trend. Op deze manier maakt u inzichtelijk wat het verband is tussen financiële en niet-financiële prestatieindicatoren. Zie DSM voor een voorbeeld.
  • De Transpantiebenchmark is een jaarlijks onderzoek van het ministerie van EZ naar de kwaliteit van maatschappelijke jaarverslagen. De grootste 500 bedrijven zitten in de onderzoeksgroep. Sinds 2013 kunnen MKB’ers zich niet meer vrijwillig aanmelden voor het onderzoek.
Laatst bijgewerkt: 
26-05-2015 13:46