Inleiding

Weet u wat er speelt bij uw toeleveranciers? Waar uw grondstoffen vandaan komen? En door wie producten vervaardigd worden? Arbeidsomstandigheden en milieu-issues bij buitenlandse toeleveranciers hebben uiteindelijk ook invloed op de duurzaamheid van uw onderneming. Denk daarbij concreet aan onderwerpen als kinderarbeid, biodiversiteit, corruptie, energieverbruik of discriminatie. Dit stappenplan helpt u op weg naar een duurzame keten. Daarbij wordt verwezen naar bestaande internationale richtlijnen (zoals de OESO-richtlijnen) en handige websites en tools.

Waarom maatschappelijk verantwoord inkopen?

Bedrijven hebben verschillende motieven voor verantwoord inkopen:

  • Bedrijfsrisico’s verkleinen: duurzame toeleveranciers voorkomen reputatieschade, aansprakelijkheidsclaims en problemen met de leveringen.
  • Bedrijfskansen vergroten: een MVO-bedrijf dat haar keten op orde heeft, heeft vaak loyale leveranciers, toegang tot nieuwe markten (o.a. overheidssubsidies of –opdrachten) en kapitaal, concurrentievoordeel, minder kosten en meer tevreden medewerkers.
  • Toenemende druk en vraag van klanten en stakeholders naar duurzame producten en transparante processen.
  • Morele /ethische overwegingen.

Meer informatie

Dit online stappenplan is een verkorte weergave van dit document dat u kunt downloaden. Also available in EnglishVoor vragen over de inhoud van dit stappenplan kunt u contact opnemen met MVO Nederland Helpdesk (contact@mvonederland.nl / 030 – 2305 620) of NEVI Helpdesk (info@nevi.nl).

Ontwikkel een MVI-beleid

Inkoop heeft in veel ondernemingen grote invloed op de bedrijfsresultaten. Dat geldt voor financiële resultaten, maar zeker ook voor resultaten op het gebied van duurzaamheid. Maatschappelijk verantwoord inkopen (MVI) staat dan ook niet los van de rest van uw bedrijfsactiviteiten. Het inkoopbeleid dient het organisatiebeleid en daarmee ook het MVO-beleid te onder­steunen.

Ontwikkel in 4 stappen uw MVI-beleid

1. Formuleer uw MVI-beleid

Het MVI-beleid is de basis voor alle volgende stappen. Een effectief MVI-beleid voldoet aan de volgende onderdelen:

  • Draagvlak binnen de organisatie – ook op hoger niveau - voor duurzaam inkopen door de organisatie.
  • Aansluiting met het bredere MVO-beleid en andere MVO-activiteiten.
  • Een uitwerking in heldere kwalitatieve en kwantitatieve doelstellingen en beleidskeuzes.

Betrek uw stakeholders

Het voeren van een dialoog met relevante stakeholders (zoals het management, interne klanten, leveranciers, klanten, overheid en NGO’s) zorgt voor belangrijke input bij het opstellen van een MVI- beleid. Het is een goede manier om relaties op te bouwen en draagvlak te creëren. Daarnaast kan het inzicht bieden in de issues de spelen in uw toeleveringsketen; het geeft mogelijk belangrijke input voor uw risico-analyse. Op de website van MVO Nederland leest u meer over het hoe en waarom van het voeren van een stakeholderdialoog.

Werk vanuit een internationale richtlijn

Er zijn verschillende internationale richtlijnen gericht op internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het is daarom handig om bij het formuleren van uw MVI-beleid te beginnen met werken vanuit de internationale standaarden en richtlijnen. ISO 20400 is de internationale richtlijn voor MVI en is gebaseerd op de meer algemene ISO 26000 richtlijn. De ISO 20400-richtlijn biedt zowel publieke als private organisaties praktische handvatten bij het inrichten en borgen van een maatschappelijk verantwoord inkoopproces. Lees hier meer over deze richtlijn.

De NEVI Gedragscode voor inkopers kan ook van nut zijn. Deze gedragscode voldoet aan de basisprincipes van de UN Global Compact en is verder opgesteld in lijn met de ‘ILO Conventions’ (International Labour Organization), de ‘United Nations Universal Declaration of Human Rights’, de ‘UN Conventions on the Rights of the Child’, de ‘Convention for the Elimination of All Forms of Discrimination of Women’ en de ‘OECD Guidelines for Multinational Companies’. De gedragscode biedt handreikingen bij het omgaan met ethische dilemma's in het inkoopproces.

Veelgebruikte internationale richtlijnen

2. Stel een implementatieplan op

Het implementatieplan bevat praktische details over de invoering van het MVI-beleid: hoe de doelstellingen gehaald worden en met welke instrumenten.

Idealiter omvat het plan het volgende:

  • Beschrijving van te implementeren acties
  • Informatie en communicatie met bijvoorbeeld leveranciers en medewerkers
  • Marketing
  • Training
  • Omgaan met problemen, zoals misstanden bij leveranciers
  • Voortgangsbewaking en evaluatie- en verbeteringsactiviteiten van resultaten
  • Rapportage
  • Taken en verantwoordelijkheden
  • Tijdsbestek

Stel een leverancierscode op

Een belangrijk onderdeel van uw MVI-beleid is een Een leverancierscode is een document dat weergeeft aan welke standaarden en eisen leveranciers moeten voldoen (op het gebied van ethiek en MVO)., ook wel 'code of conduct' genoemd. Door het opstellen en laten ondertekenen van een leverancierscode kunt u aan leveranciers uitleggen waarom u duurzaamheid belangrijk vindt, en wat u op dit gebied van hen verwacht. Het opsturen van een gedragscode naar een leverancier dient altijd gepaard te gaan met het informeren of voorlichten van de leveranciers. Bijvoorbeeld in de vorm van een begeleidende brief, of een persoonlijk gesprek.

Het effect van een gedragscode is groter wanneer u een goede relatie heeft met uw leveranciers. Zij zijn dan eerder geneigd uw wensen op te volgen. De leverancier kan er zelf ook zijn voordeel mee doen, als hij zijn bedrijfsvoering verduurzaamt (zie de voordelen van duurzaam ondernemen, als: beter gemotiveerd personeel; minder ziekteverzuim, geen milieuboetes, etc.).

Voorbeeld leverancierscodes

  • De meeste keteninitiatieven (zie stap 5) beschikken over gedragscodes voor leveranciers/ producenten die je als deelnemer kunt gebruiken. Zie bijvoorbeeld de gedragscode voor de elektronica industrie.
  • In sommige gevallen (laagopgeleide leverancier, andere cultuur) is het wellicht nodig om de leveranciers te trainen op het voldoen aan uw duurzaamheideisen. Keteninitiatief BSCI organiseert dit soort trainingen voor leveranciers van aangesloten bedrijven.

3. Begeleid de implementatie

Deze fase wordt nader omschreven in stap 2, 3 en 4.

4. Bewaak de naleving

Deze fase wordt nader omschreven in stap 6.

Pas uw organisatie aan

Het is van belang dat het duurzaam inkoopbeleid en de daaruit voortvloeiende werkzaamheden (zoals ketenanalyse, risico-beoordeling, communicatie met leveranciers en controle van leveranciers) worden geïntegreerd in de verschillende onderdelen van de inkoopfunctie van uw onderneming.

Train uw inkoopmedewerkers

Uw (inkoop)medewerkers zullen het MVI-beleid uitvoeren. Dat betekent dat zij kennis moeten hebben van duurzame inkoopprocessen, risico- en leveranciersmanagement en specifieke MVO-thema’s gerelateerd aan de producten en diensten die uw bedrijf inkoopt. En dat zij de relevantie en werkwijze van duurzaam inkopen moeten begrijpen (draagvlak en verandering), en bereid zijn om dit in hun dagelijkse werk toe te passen (gedrag en motivatie). Zorg er daarom voor dat uw inkoopmedewerkers getraind zijn.

Verschillende trainingsmogelijkheden

  • Maak één persoon verantwoordelijk voor de implementatie van het MVI-beleid, bij voorkeur het hoofd inkoop (bij kleinere organisaties kan dit ook de directeur zijn).
  • Verantwoord inkopen toepassen wordt eenvoudiger als inkoop centraal georganiseerd is.
  • Verantwoord inkopen kost minder inspanning (en geld) naarmate het totale aantal leveranciers lager is.
  • Begin met het toepassen van duurzaam inkopen wanneer u nieuwe leveranciers selecteert. Dan hoeft u geen rekening te houden met bestaande contractbepalingen en eerder gemaakte afspraken. Laat de nieuwe leverancier ook zelf actief meedenken over het duurzaamheids-vraagstuk in relatie tot zijn producten & diensten.
  • Zorg voor heldere toelichting over het MVI-beleid voor degenen (inkopers) die hierover communiceren richting leveranciers (en interne klanten).
  • Integreer duurzaamheid in alle inkoopprocedures en (juridische) documenten, zoals leveringsvoorwaarden, contracten, etc. Verwijs in deze documenten naar de MVO-bepalingen in de leverancierscode.

Breng uw keten in kaart

Om een goede start te maken met verantwoord inkopen, is het belangrijk om inzicht te hebben in de aard (soort producten, complexiteit, etc.) en omvang van uw keten. Een handig hulpmiddel hierbij is de Value Chain Map. De volgende 4 stappen helpen u uw keten in kaart te brengen.

  1. Maak een ‘spend analyse’. Dit is een lijst van alle producten en diensten die u inkoopt. Stel voor elk product en elke dienst die u inkoopt vast bij welke leverancier(s) u dit inkoopt, en in welk land het gefabriceerd wordt.
  2. Probeer voor samengestelde producten de belangrijkste grondstoffen en/of halffabrikaten te achterhalen, en achterhaal waar deze vandaan komen.
  3. Ga - indien mogelijk - ook na hoe en door wie producten worden vervoerd.
  4. Stel voor elk product en elke dienst die u zelf levert vast hoe de keten er na uw bedrijf uitziet (gebruikers, afval, etc.).

Voorbeeld spend analyse

  • Maak gebruik van eventuele ketenanalyses die uw leveranciers of afnemers al hebben gemaakt, dit kan u veel moeite besparen. Of werk samen met leveranciers en afnemers die ook een ketenanalyse willen maken.
  • Het is verstandig om in eerste instantie uw ketenanalyse te beperken tot die leveranciers waaraan u het grootste deel (bijvoorbeeld 80%) van uw inkoopbudget besteedt, aangevuld met de leveranciers waar u de grootste duurzaamheidsproblemen verwacht.
  • Een ketenanalyse uitvoeren en duurzaamheid in uw keten integreren, is eenvoudiger wanneer u uw inkoop gecentraliseerd heeft.
  • Naarmate uw toeleveringsketen langer is (bijvoorbeeld doordat u met tussenpersonen/ handelaren werkt), is het moeilijker om inzicht te krijgen in de toeleveringsketen, en wordt het risico op misstanden groter.
  • Een ketenanalyse kunt u zelf uitvoeren, maar u kunt er ook een externe adviseur voor inhuren. In het partnernetwerk van MVO Nederland zitten veel MVO adviesbureaus die u verder kunnen helpen.

Analyseer de risico's

Met een risicoanalyse brengt u in kaart of zich mogelijk risico’s voordoen in uw bedrijf en keten. De risicoanalyse kunt u uitvoeren op basis van informatie die reeds in uw organisatie beschikbaar is (of die u in de vorige stap heeft verkregen) of die eenvoudig te verkrijgen is via internet. (I)MVO risico’s in uw toeleveringsketen hangen samen met de aard van het product, het land van herkomst en de kenmerken van de leveranciers.

Breng in 4 stappen uw MVO risico's in kaart

1. Inventariseer land- en productrisico's

In sommige landen is MVO beter geregeld en wordt relevante wetgeving goed gehandhaafd. In andere regio’s, zoals in Zuid-Oost Azië of in Afrikaanse landen, is dat vaak nauwelijks het geval. Voor de risicoanalyse kijkt u naar het land van vestiging, van productie/dienstverlening en naar de landen waar de grondstoffen en materialen vandaan komen. U focust eerst op uw directe toeleveranciers en gaat dan verder de keten in.

Risico-informatie over landen en producten (en land-product combinaties) vindt u verzameld in de MVO Risico Checker. Deze handige tool is gebaseerd op een omvangrijke database waarin veel MVO bronnen en websites zijn verwerkt. De uitkomst is een rapportage voor de geselecteerde landen en/of producten waarin de gevonden informatie is samengevat. Deze kunt u vervolgens gebruiken als basis voor uw eigen risico-analyse.

2. Stel kenmerken leveranciers vast

De MVO managementsystemen van uw leveranciers
Als een leverancier aangesloten is bij een gekwalificeerd keteninitiatief (zoals Fair Wear Foundation, Max Havelaar, UTZ Certified, EICC, BSCI) of beschikt over een sociaal- of milieumanagementsysteem (bijvoorbeeld SA8000, OHSAS18001, ISO14001), dan is de kans groter dat hij voldoet aan internationale richtlijnen op dat gebied.

De MVO-reputatie van uw leveranciers
De reputatie van een leverancier gaat verder dan prestaties in betaling en levering. Als het lastig om informatie te vinden over de reputatie van een leverancier op het gebied van milieu en sociale prestaties, dan kunnen ambassades, matchmakers, NGO's of gespecialiseerde onderzoeksbureaus daar mogelijk bij helpen (zie ook stap 6).

De relatie met de leverancier/producent
Als er rechtstreeks, frequent en intensief contact bestaat met de producenten/toeleveranciers zijn de risico’s op schending lager dan wanneer er sprake is van weinig of geen direct contact, bijvoorbeeld in een lange toeleveringsketen met meerdere tussenpersonen. De relatie met de leverancier kan onder druk komen te staan door (te) korte levertijden of (te) veel druk op kostprijzen. Om aan uw eisen te kunnen voldoen, kan de leveranciers zich genoodzaakt voelen om het met arbeidswetten of milieuregels niet zo nauw te nemen.

3. Bepaal welke risico's relevant zijn voor uw keten

Het is handig om de hierboven genoemde informatie over landen, producten en leveranciers samen te vatten in een risicotabel (zie een voorbeeld hieronder). U kunt deze tabel vullen op basis van eigen onderzoek (bijvoorbeeld via de MVO Risico Checker), onderzoek dat u door externen laat uitvoeren, en op basis van uw ervaringen met de betreffende leveranciers.

U voert deze risicoanalyse uit bij uw directe leveranciers en, indien mogelijk, ook verder terug in de keten (voor zover u deze informatie beschikbaar heeft).

Voorbeeld risicotabel

4. Stel prioriteiten

Het is niet mogelijk om alle issues in uw toeleveringsketen tegelijkertijd aan te pakken. Stel daarom prioriteiten. U kunt hiervoor gebruik maken van een risicomatrix.

Met behulp van de kwalitatieve “score” op bovengenoemde onderwerpen, en de indeling van uw leveranciers volgens de zogenaamde De Kraljic classificatie is een veelgebruikte indeling van leveranciers waarbij wordt gekeken naar belang van de leverancier voor de onderneming. Meer informatie hierover is onder meer te vinden bij NEVI. classificatie, kunnen leveranciers worden ingedeeld in een risicomatrix zoals hieronder is weergegeven. Leveranciers in de groene categorieën hebben een laag risico; leveranciers in de rode categorieën een hoog risico.

Op basis van de indeling van alle leveranciers in drie kleurcategorieën kan bepaald worden welke vervolgacties nodig zijn, zoals:

  • het informeren van leveranciers en toesturen van de leverancierscode (alle categorieën);
  • het opsturen van vragenlijsten (categorie oranje en rood);
  • het uitvoeren van audits (categorie rood);
  • het trainen van leveranciers;
  • etc.

Leveranciers in de rode categorie krijgen uiteraard prioriteit bij het uitvoeren van het verantwoord inkopen beleid.

Werk samen

Verduurzaming van ketens kan alleen door samen te werken. Probeer daarom oplossingen te zoeken voor ketenvraagstukken door te overleggen met leveranciers en andere partners zoals collega (mkb-)bedrijven, afnemers, tussenpersonen en matchmakers. Samenwerken kan ook leiden tot interessante initiatieven zoals het gezamenlijk ontwikkelen van innovatieve producten.

Start op 2 manieren ketensamenwerkingen

1. Sluit aan bij keteninitiatieven

Om de keten van producten die u zelf importeert en/of verkoopt te verduurzamen, kunt u zich aansluiten bij een bestaand keteninitiatief. In de MVO Risico Checker vindt u per product adviezen over relevante keurmerken en keteninitiatieven. Ook kunt u de database van het International Trade Centre of de Ecolabel Index raadplegen.

Voorbeeld keteninitiatieven

2. Leg zelf contacten met andere bedrijven

Wordt er in uw sector nog niet samengewerkt? Neem dan zelf het initiatief en praat met uw collega’s, brancheorganisatie, toeleveranciers en de overheid. Of lees de praktijkvoorbeelden op de website van MVO Nederland: de ruim 2.000 partners van MVO Nederland kunnen geschikte samenwerkingspartijen zijn.

Als er meerdere geïnteresseerde bedrijven binnen uw sector zijn, is het mogelijk dat het Initiatief Duurzame Handel (IDH) een apart verbeterprogramma opstart, of dat MVO Nederland een branche-specifiek netwerk opzet. Bestaande netwerken van MVO Nederland zijn bijvoorbeeld:

NEVI en CPO's tekenen manifest MVI

Controleer uw keten

Een eenmalige inventarisatie van uw keten heeft maar een beperkte houdbaarheid. Het is daarom belangrijk op de hoogte te blijven van ontwikkelingen in de keten. Om te kunnen beoordelen hoe uw leveranciers presteren en waar zij kunnen verbeteren, is het nodig om direct van hen informatie te verkrijgen over beleid, processen en prestaties.

Leveranciers zullen in eerste instantie aarzelen om deze informatie te delen, daarom is het belangrijk dat u goed uitlegt waarom u dit doet en waarvoor u de informatie gebruikt. Benadruk ook het eigen belang van de leverancier; hij kan met de door u voorgestelde verbeteringen zelf ook kosten besparen (bijvoorbeeld door efficiënter te werken, energiebesparing, minder personeelsverloop, etc.).

Monitor en verbeter de prestaties van uw leveranciers in 4 stappen

1. Stel vragen aan uw leveranciers

Wilt u meer weten over de productiewijze van ingekochte goederen en diensten, dan kunt u vragen stellen aan uw leveranciers. Dit kan in een open gesprek en op een informele manier. Of u kunt leveranciers een vragenlijst laten invullen (die zij dienen te onderbouwen met bewijsmateriaal, zoals certificaten en meetresultaten). Zo kunt u de werkwijze van verschillende leveranciers vergelijken.

Vragen die u kunt stellen aan leveranciers:

  • Waar komt het product vandaan (land, leverancier)?
  • Hoe garandeert u dat kinderarbeid en slechte arbeidsomstandigheden niet voorkomen?
  • Hoeveel werkuren omvat een normale werkweek?
  • Hoeveel salaris krijgen uw medewerkers netto per week betaald?
  • Is het mogelijk om uw productielocaties te bezoeken?
  • Besteedt u wel eens werk uit, en zo ja aan wie?
  • Controleert u uw toeleveranciers op milieuzaken en arbeidsomstandigheden?
  • Hanteert u een gedragscode op het gebied van duurzaamheid?
  • Bent u aangesloten bij een sectorinitiatief op het gebied van duurzaamheid, zo ja welke?
  • Zijn uw producten voorzien van een –internationaal erkend- certificaat of keurmerk?
  • Wordt u door andere (grote) klanten gecontroleerd op arbeidsomstandigheden en milieuzaken, zo ja door wie en hoe frequent?

2. Bezoek uw leveranciers

Eigen observaties in de fabriek van uw partner/leveranciers zeggen meer dan u denkt. U kunt ook audits op milieu en/of arbeidsomstandigheden laten doen door organisaties die daarin gespecialiseerd zijn. Zéker wanneer er activiteiten plaatsvinden in landen waar uzelf niet bent gevestigd (en waarvan u vermoedt dat het er met de duurzaamheid niet zo goed gesteld is), is het aan te bevelen om de audits en inspecties te laten uitvoeren door een onafhankelijke organisatie.

Het wordt aanbevolen om lokale stakeholders (zoals vakbonden of maatschappelijke organisaties) te betrekken bij uw audit-activiteiten. Zij kunnen relevante achtergrondinformatie geven over lokale werkgerelateerde problemen die veel voorkomen in het betreffende land en/of sector.

Voorbeelden van organisaties die audits uitvoeren

3. Vergroot uw invloed in de keten

Wat doet u als er duurzaamheidrisico’s in uw keten zijn? Vaak wordt verondersteld dat u voldoende invloed heeft om veranderingen te bewerkstelligen. Het Invloedschema uit de MVO Risico Checker geeft aan of u invloed heeft, en zo niet, hoe u uw invloed kunt vergroten of hoe u (als het echt niet anders kan) het risicovolle product kunt vervangen door een minder risicodragend product.

4. Handel bij non-compliance

Wat gebeurt er als een leverancier niet voldoet aan de standaarden van de afnemer, zoals vastgelegd in een gedragscode of leveringsvoorwaarden? Maak van tevoren afspraken met leveranciers over de mogelijke consequenties van uw beleid. Geef uw leveranciers de kans zich te verbeteren en help hen wanneer dat nodig blijkt.

Bij slechte prestaties van uw leverancier is de aanpak kort samengevat als volgt:

  1. Werk samen met leverancier aan verbetering.
  2. Oefen druk uit, eventueel samen met concurrenten.
  3. Beëindig de relatie als er herhaaldelijk niets verbetert, of bij zware misstanden.
  • Kijk voor voorbeelden van een vragenlijst (self-assessment questionnaire) eens op de websites van AkzoNobel of gebruik de tool Veiligheidsladder.
  • Koop indien mogelijk producten in met een keurmerk (zie stap 5 voor een overzicht van relevante keurmerken).
  • Is er voor uw branche nog geen keurmerk of keteninitiatief beschikbaar? Een managementsysteem kan inzicht geven in de mate waarin een leverancier MVO geïmplementeerd heeft in zijn bedrijfsvoering. Managementsystemen gelden meestal op vestigingsniveau. Dat wil zeggen dat u voor elke productievestiging dient na te gaan of deze over een eigen (geldig) certificaat beschikt. Bekende MVO managementsystemen zijn: SA8000 (arbeidsomstandigheden), ISO 14001 (milieumanagement), OHSAS18001 (veiligheid & gezondheid) en ISO 26000 (ISO 26000 is een richtlijn voor het invoeren van MVO. Deze richtlijn is geen managementsysteem. Met de Zelfverklaring ISO 26000 kunt u laten zien hoe u MVO met behulp van ISO 26000 heeft geïmplementeerd in uw bedrijf. Daarnaast zijn er verschillende partijen die een certificeerbaar managementsysteem hebben opgezet, dat min of meer gebaseerd is op de ISO 26000 principes, zoals de MVO prestatieladder, de IMA MVO Norm en de MVO-wijzer. ).

Rapporteer hierover

Transparantie en communicatie naar externe partijen is een belangrijk onderdeel van ketenverantwoordelijkheid. Er bestaan meerdere initiatieven ter ondersteuning van (keten)transparantie.

Meer informatie over transparantie vindt u in het webdossier Transparantie van MVO Nederland. Ontdek vervolgens met behulp van de Communicatiewijzer op welke manieren u kunt communiceren over uw MVO-prestaties.

Een veel gebruikte manier om transparant te zijn over MVO-activiteiten en daarover te communiceren is het uitbrengen van een duurzaamheidverslag of maatschappelijk verslag. Met behulp van de internationaal erkende richtlijnen van het Global Reporting Initiative maakt u een maatschappelijk verslag dat aansluit bij internationaal erkende standaarden en richtlijnen.

Prijzen / awards